Как составить акт об уничтожении персональных данных?

Как происходит процесс уничтожения персональных данных?

Как составить акт об уничтожении персональных данных?

Персональные данные – это любые сведения, которые прямо или косвенно касаются определенного или определимого физического лица.

Проводить различные манипуляции с ними можно только с разрешения этого лица. Нередко ПД подлежат удалению.

Существует несколько методов, для каждого из которых характерны свои особенности.

Скрыть содержание

Что это такое?

Уничтожение персональных данных – это мероприятия, при выполнении которых становится невозможным восстановить содержание личных данных в информативной системе ПД, а еще уничтожаются материальные носители персональных данных.

Какие есть способы?

Уничтожения документов, содержащих ПД, происходит следующими методами:

  • сожжение;
  • дробление;
  • химическое разложение;
  • превращение в бесформенную массу или порошок. .

Общий порядок действий с документами содержащими ПД

ПД хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и подлежат уничтожению. Для этого существует следующий порядок действий:

  1. Носители, в которых содержится персональная информация, подлежат уничтожению, согласно утверждённому приказу руководителя организации. Занимается уничтожением специальная комиссия.
  2. Распространители, содержащие ПД, удаляются в срок, который не превышает 30 дней с момента достижения цели обработки личных данных или утраты необходимости в их достижении.
  3. Комиссия выполняет отбор машинопечатных и бумажных носителей ПД, которые подлежат удалению.
  4. На отобранные к уничтожению распространители составляется акт. В акте исправления не допускаются.
  5. Комиссия выполняет проверку всех носителей, занесенных в акт.
  6. По окончании сверки в акт подписывают всех членом комиссии, а затем его утверждает руководитель организации.
  7. Распространители ПД, подлежащие удалению и включённые акт, после сверки комиссией складывают в нужное место и опечатывают.
  8. Персональные данные могут быть уничтожены любым способом, который не позволит провести их дальнейшую обработку.

Оформление сопровождения процедуры

Удаление носителей, содержащих личные данные, происходит под контролем специальной Комиссии. Она создаётся приказом руководителя организации. Во время манипуляции составляется акт об уничтожении ПД. После составления акта в течение 3-х дней направляются на утверждение руководителю организации.

Внимание! После его утверждения хранится акт в сейфе у руководителя соответствующего подразделения.

Факт удаления носителя с персональными данными заносится в «Журнал регистрации носителей информации, содержащих ПД и иную конфиденциальную информацию», где в графе «Дата и номер акта уничтожения» вносятся соответствующие данные. Этот журнал является конфиденциальной документацией и вместе с актами уничтожения его хранят в сейфе

Акт об удалении

Об удалении носителей комиссия составляет и подписывает соответствующий акт. Его отправляют на утверждение руководителю организации. В акте указываются следующие сведения:

  • дату, место и время уничтожения персональных данных;
  • должности, фамилии, инициалы членов комиссии;
  • вид и количество уничтожаемых носителей, содержащих персональные данные физических лиц;
  • основание удаления персональных данных;
  • способ уничтожения.

Скачать бланк акта об удалении (уничтожении) персональных данных

Из Интернета

В зависимости от типа носителя, существует свой способ удаления ПД из интернета:

  1. Google.

    Необходимо зайти на страницу с настройками и нажать «закрыть аккаунт и удалить все службы и сведения, связанные с ним». Этот шаг считается самым радикальным, но при этом действенным, на случай, если вы желаете навсегда удалить следы своего нахождения в сети.

  2. .

    Зайти на страницу личных настроек, «промотать» до конца и нажать на ссылку «удалить свою страницу». Теперь нужно указать причину такого решения и написать последнее сообщение бывшим друзьям. Но это делается пожеланию. Можно просто удалить страницу и все данные, без каких-либо объяснений.

  3. .

    Удаление личных данных из этой социальной сети происходит немного сложнее. Так как эта компания не собирается хранить ПД в течение нескольких лет, а разгребать запросы на составления у них нет времени, так что перед стиранием аккаунта желательно сохранить его копию. Для этого предстоит перейти на страницу с настройками и внизу из перечня общих настроем выбрать «Загрузить копию».

    После этого вы можете скачать единым архивом фото, лайки, историю переписок и список друзей. Сюда же входит техническая информация по IP входа и coockies. Теперь через поисковую систему нужно отыскать «удаление аккаунта». Удаленные сведения будут находиться на хранении в «резерве» от 1 до 3-х месяцев.

    По истечении этого времени все данные будут утрачены безвозвратно. Но есть другой, менее «кровавый» методу. Для этого выбрать в настройках аккаунта пункт «Безопасность», а затем кликните «Деактиворовать аккаунт».Эта операция позволит скрыть всю вашу персональную информацию, включая «список друзей»,

Из бумажного

Когда срок хранения документации подошёл к концу, то удаление происходит методом измельчения на мелкие части или же другим способом, исключающим возможность дальнейшего восстановления информации. Бумажные носители могут сжигаться.

Из электронного

По завершении указанных сроков хранения машинные носители ПД, подлежащие уничтожению, физически удаляются с целью невозможности восстановления и последующего использования.

Достичь это можно путем деформирования, нарушения единой целостности носителя и его сжигания.

Файлы, подлежащие уничтожению и находящиеся на жёстком диске компьютера, удаляют средствами операционной системы с дальнейшим очищением корзины.

Удаление личных данных – это процедура уничтожения с невозможностью дальнейшего использования и обработки. Способ уничтожения зависит от того, какой тип носителя был использован для хранения ПД. Все манипуляции, совершаемые специальной комиссией, должны быть вписаны в соответствующий акт.

Источник: //101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/unichtozhenie.html

Акт уничтожения персональных данных

Как составить акт об уничтожении персональных данных?

В данной статье мы разберем, что входит в понятие “персональные данные” и о том, как составить правильно акт уничтожения персональных данных.

Любая компания в процессе своей деятельности сталкивается со сбором персональных данных. Будь это данные сотрудников или клиентов.

Законодательство требует бережно обращаться с подобными сведениями и уничтожать их, когда исчезает необходимость хранения.

Это сделано для предотвращения несанкционированного использования персональной информации различными злоумышленниками. Процедура уничтожения сопровождается определенными действиями и требует оформления ряда документов. 

Общие сведения

Персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому физическому лицу.

Эта юридическая формулировка означает, что даже номер мобильного телефона или адрес электронной почты относятся к защищаемым персональным данным физического лица, так как позволяют косвенно это лицо определить.

Этой позиции придерживаются и суды. Соответственно, в перечень персональных данных входят:

  • Ф.И.О,
  • ИНН;
  • место и дата рождения;
  • адрес регистрации и места фактического проживания;
  • сведения о семейном, социальном и имущественном положении;
  • образование, профессия, размер доходов;
  • паспортные данные;
  • биометрические показатели (отпечатки пальцев, результаты анализа ДНК и т.д.);
  • информация о расовой, национальной и религиозной принадлежности;
  • данные медицинских карт;
  • сведения об исполнении воинских обязанностей;
  • многое другое.

Данную информацию в той или иной степени предоставляют при устройстве на работу, регистрации в качестве клиента или в соцсети, в ходе различных маркетинговых акций и т.д.

Каждая организация, проводящая сбор персональных данных, независимо от организационной формы, с точки зрения закона является оператором персональных данных и обязана соблюдать правила хранения, обработки и утилизации данных сведений.

Основным юридическим документом, регулирующим отношения в данной сфере, является Федеральный закон от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных». Именно он определяет правила сбора, хранения и элиминации персональной информации, права и обязанности сторон и пр. При составлении акта об уничтожении персональных данных ссылаются именно на этот закон.

Кроме того, данную сферу регулируют и Трудовой Кодекс РФ (главы с 85 по 90), и методические рекомендации Роскомнадзора и ФСТЭК (Федеральной службы по техническому и экспортному контролю) России, и Постановления Правительства России (последнее из которых под номером 146 было принято 13.03.2019).

Административную ответственность за нарушения в данной сфере определяет ст. 13.11 КоАП РФ, а уголовную – ст. 137, 140 и 272 Уголовного Кодекса РФ. Права гражданина на возмещение материального ущерба и морального вреда определены статьями 15 и 151 Гражданского Кодекса РФ соответственно

Порядок утилизации персональных данных

Для того, чтобы минимизировать риски наступления административных или даже уголовных последствий, уничтожение персональных данных должно проходить строго по определенной законодательством процедуре.

На первом этапе приказом руководителя создается специальная комиссия.

В ее задачи входит нахождение устаревших и неактуальных персональных данных, создание списка документов и носителей, в которых они содержатся, сам процесс элиминации и составление соответствующего акта.

В состав комиссии входят руководитель и не менее двух сотрудников. Обычно для этой цели привлекают бухгалтеров, сотрудников отдела кадров или делопроизводителей.

При этом необходимо иметь в виду, что для некоторой информации, которая может быть отнесена к персональным данным, законодательно установлены более длительные сроки хранения. После увольнения сотрудника, работодатель должен уничтожить даже копии документов, содержащих его паспортные данные, номера СНИЛС и ИНН и т.д. Однако, согласно ст.

17 и 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, работодатель обязан хранить документы, подтверждающие факт работы, документы о заработной плате, об отчислениях в ПФР и т.п. в течение 75 лет. Следовательно, они не подлежат уничтожению, даже если сотрудник уже не работает в компании.

После проведения процедуры элиминации персональных данных, в задачи комиссии входит не только составление акта с указанием уничтоженных носителей, но и отслеживание того, чтобы они были списаны в соответствующих журналах и книгах учета.

Способы уничтожения

Способы, которыми проводится уничтожения носителей персональных данных, зависят от вида самого носителя. Но все они должны отвечать одному правилу – невозможности восстановления содержащихся на них данных.

Для бумажных носителей можно применять:

  • измельчение (ножницами или шредером);
  • сжигание;
  • гидрообработку (смешивание).

Машиночитаемые носители могут быть:

  • физически повреждены (согнуты, сломаны, сильно поцарапаны);
  • сожжены;
  • размагничены (подвергнуты химическому воздействию в агрессивных средах);
  • отформатированы.

Файлы, содержащиеся на жестком диске компьютера, удаляют методами операционной системы.

За эффективность процесса уничтожения несут ответственность члены комиссии.

Как составить акт уничтожения персональных данных

Форма такого акта законодательно не установлена. Тем не менее она должна подчиняться правилам деловой корреспонденции. Документ не должен содержать орфографических ошибок. Составлять его можно как от руки, так и на компьютере. На простом листе бумаги или на фирменном бланке.

Шапка документа должна содержать:

  • название организации – оператора персональных данных;
  • надпись «УТВЕРЖДЕНО», дата подписания, должность подписанта и сама подпись с расшифровкой;
  • название документа;
  • дату и место его составления.

Основная часть акта содержит:

  • должности и Ф.И.О. председателя и членов комиссии;
  • номер приказа, которым была назначена комиссия;
  • упоминание о законе № 152 ФЗ от 27.07.2006 г.
  • дату элиминации и тип уничтоженных носителей;
  • перечень утилизированных документов. Чаще всего представляет собой таблицу с порядковым номером, наименованием и номером носителя и графой «Примечания»;
  • выбранный вариант элиминации;
  • на основании чего была проведена процедура;
  • подписи председателя и членов комиссии.

Окончательно оформленный акт должен подписать руководитель предприятия.

В заключение, приведем пример подобного документа.

Скачать бланк и образец акта уничтожения персональных данных

Пустой бланк акта уничтожения персональных данных

Образец акта уничтожения персональных данных

Источник: //www.rublanki.ru/kadri/akt-unichtozheniya-personalnyh-dannyh/

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Как составить акт об уничтожении персональных данных?

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

Источник: //nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

ЗаконностьЗдесь